Privacyverklaring SyS-F

Versie 1.0 - 1 oktober 2021

SyS-F, gevestigd aan de Oude Arnhemseweg 26, 6711DW te Ede, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. SyS-F hecht grote waarde aan de privacy van zijn gebruikers en respecteert en beschermt die privacy.

SyS-F maakt onderscheid tussen data die SyS-F als verwerkingsverantwoordelijke van je verwerkt (direct) en data die SyS-F als verwerker verwerkt, doordat één van de klanten van SyS-F die informatie middels door SyS-F geleverde software verwerkt (indirect). Deze privacyverklaring gaat over de directe verwerking met SyS-F als verwerkingsverantwoordelijke. Voor wat betreft de indirecte verwerking, hiervoor stelt SyS-F met zijn klanten een verwerkersovereenkomst op.

Contactgegevens

SyS-F | Oude Arnhemseweg 26 | 6711DW Ede (Gelderland)

https://www.sysf.nl | bart@sysf.nl | +31 (0)6 392 31 769

Persoonsgegevens die SyS-F verwerkt

SyS-F verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van diensten van SyS-F en/of omdat je deze gegevens zelf aan SyS-F verstrekt. Hieronder vindt je een overzicht van de persoonsgegevens die verwerkt worden:

Gegevens van bedrijven, zoals klanten of leveranciers zijn geen persoonsgegevens zoals bedoeld in de AVG, tenzij deze 1:1 terug te leiden zijn naar een persoon.

Met welk doel en op basis van welke grondslag persoonsgegevens verwerkt worden

SyS-F verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Geautomatiseerde besluitvorming

SyS-F maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Alle besluitvorming door computerprogramma's en -systemen met betrekking tot deze categorie worden eerst handmatig door SyS-F beoordeeld.

Hoe lang persoonsgegevens bewaard worden

SyS-F bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:

Gegeven Bewaartermijn
Voor- en achternaam
Adresgegevens
Contactgegevens zoals telefoonnummer en/of e-mailadres
Geslacht
Bankrekeningnummer en betalingsgegevens
Tot en met 7 jaar na het einde van de laatste overeenkomst
Deze gegevens staan op overeenkomsten en facturen en deze documenten dient SyS-F te bewaren voor het voeren van de administratie.
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt
Gegevens over jouw activiteiten op deze website
Gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)
IP-adres, internetbrowser en apparaat type
Maximaal 2 jaar na het laatste contact

Gegevens worden na de bewaartermijn vernietigd of - indien noodzakelijk voor continuïteit van rapportagedoeleinden - geanonimiseerd, zodat de data in geen enkel geval terug te leiden is naar een persoon.

Delen van persoonsgegevens met derden

SyS-F verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens actief verwerken in onze opdracht, sluit SyS-F een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. SyS-F blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hieronder vindt je een overzicht met subverwerkers van SyS-F. SyS-F maakt gebruik van oplossingen van deze organisaties.

Hosting en domeinregistratie van software, websites, applicaties, bestanden en databases
Service Verwerkt Privacyverklaring
Google Cloud Platform Persoonsgegevens in versleutelde databases en bestanden. https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice
Sentry Logging en foutmeldingen uit applicaties van SyS-F. In theorie kunnen hier persoonsgegevens instaan, maar applicaties worden zo gebouwd dat deze persoonsgegevens alleen geanonimiseerd gelogd worden. https://sentry.io/privacy/
Administratief, financieel en emailing
Service Verwerkt Privacyverklaring
Microsoft Persoonsgegevens, in bijvoorbeeld emails of documenten in OneDrive. https://privacy.microsoft.com/en-gb/privacystatement
Mollie Persoonsgegevens, Mollie is een financiële instelling en heeft wettelijke toezichtsverplichtingen. https://www.mollie.com/nl/privacy
KNAB Persoonsgegevens, KNAB is een financiële instelling en heeft wettelijke toezichtsverplichtingen. https://www.knab.nl/privacy
MailGun Persoonsgegevens, in emails die verstuurd worden vanuit software van SyS-F. Persoonsgegevens worden voor zover mogelijk niet per email verzonden. https://www.mailgun.com/privacy-policy/
SignBird (Stiply) Persoonsgegevens, in bijvoorbeeld offertes. https://www.stiply.nl/privacy-en-voorwaarden

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

SyS-F gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone.

SyS-F gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken, deze te kunnen optimaliseren en te beschermen tegen geautomatiseerde aanmeldingen. Deze cookies bevatten geen informatie over jou als persoon en kunnen niet uitgelezen worden door andere sites die je bezoekt.

Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld sociale media-bedrijven zoals bijvoorbeeld Google of Facebook, maar ook cookies van software van derde partijen waar SyS-F gebruik van maakt. SyS-F heeft geen controle op wat deze derden met hun cookies doen. Hieronder een overzicht van de bekende cookies en een korte omschrijving ervan:

Cookie Omschrijving
_gid
_ga
__stripe_mid
__utma
__utmz
Deze cookies worden geplaatst door FontAwesome. Hun privacyverklaring is hier te lezen.

Het kan voorkomen dat via deze website cookies worden geplaatst door anderen, waarvan SyS-F niet altijd op de hoogte is. Kom je op onze website onvoorziene cookies tegen die je niet kunt terugvinden in bovenstaand overzicht? Laat het weten via de contactgegevens aan het begin van deze privacyverklaring. Je kan ook rechtstreeks contact opnemen met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsten, wat de reden daarvoor is, wat de levensduur van de cookie is en op welke manier ze je privacy gewaarborgd hebben. Wil je weten wat de betreffende cookie doet? Kijk op https://cookiedatabase.org/.

Je kunt je helemaal afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht (artikel 13 lid 2 sub b AVG) om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door SyS-F en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij SyS-F een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die SyS-F van jou beschikt in een computerbestand naar jou of een ander te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de contactgegevens aan het begin van deze privacyverklaring. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraagt SyS-F jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Zet je handtekening op de kopie. SyS-F reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

SyS-F wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe persoonsgegevens beveiligd worden

SyS-F neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op middels de gegevens aan het begin van deze privacyverklaring.

SyS-F heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Indien SyS-F besluit deze privacyverklaring te wijzigen of bijvoorbeeld nieuwe verwerkers toe te voegen, dan worden deze wijzigingen direct opgenomen in deze privacyverklaring. Je wordt aangeraden om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen. Wijzigingen leiden nooit tot minder privacyrechten van personen zonder dat zij daar expliciet over ingelicht worden.